Datenschutzhinweise einer Anwaltskanzlei

Diese Hinweise erläutern, wie [zu ergänzen] Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, wenn Sie der Kanzlei eine Angelegenheit anvertrauen (Art. 13 DSGVO). Sie erhalten sie mit der Mandatsvereinbarung, vor Beginn des Mandats.

Hinweis zur Geldwäscheprävention Für bestimmte Mandate unterliegt die Kanzlei dem Gesetz vom 18. September 2017 zur Verhinderung der Geldwäsche. Sie muss Sie dann identifizieren, Ihre Identität und die Ihrer wirtschaftlichen Eigentümer überprüfen, diese Daten 10 Jahre aufbewahren und in den gesetzlich vorgesehenen Fällen den Präsidenten der Rechtsanwaltskammer informieren. Diese Daten werden für keinen anderen Zweck verwendet (Art. 64 § 2 und § 3).

1. Wer verarbeitet Ihre Daten?

[zu ergänzen], [zu ergänzen], Unternehmensnummer [zu ergänzen], ist Verantwortlicher. Für jede Frage zu Ihren Daten: unsere Ansprechperson für den Datenschutz, [zu ergänzen].

2. Warum und auf welcher Grundlage?

• Bearbeitung Ihrer Angelegenheit: Beratung, Verhandlung, Verfahren und Schriftverkehr. Grundlage: die Erfüllung des Mandats (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und, für bestimmte Handlungen, eine rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Annahme der Angelegenheit: Sie identifizieren und Interessenkonflikte ausschließen, wie es das Standesrecht verlangt. Grundlage: vorvertragliche Maßnahmen und die Pflichten der Kanzlei (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO).
• Einhaltung des Gesetzes vom 18. September 2017 zur Verhinderung der Geldwäsche: Ihre Identität und die Ihrer wirtschaftlichen Eigentümer überprüfen, die Risiken bewerten und, wenn das Gesetz es verlangt, den Präsidenten der Rechtsanwaltskammer (bâtonnier) informieren. Grundlage: eine rechtliche Verpflichtung und eine Aufgabe im öffentlichen Interesse (Gesetz vom 18. September 2017, Art. 64 § 1; Art. 6 Abs. 1 lit. c und e DSGVO). Diese Daten dienen keinem anderen Zweck.
• Rechnungsstellung und Einziehung der Honorare, Buchführung. Grundlage: der Vertrag sowie die buchhalterischen und steuerlichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).

3. Welche Daten?

Ihre Identifikations- und Kontaktdaten, die Informationen Ihrer Akte und Ihre Rechnungsdaten. Daten über Gesundheit oder Straftaten werden nur verarbeitet, wenn Ihre Verteidigung es erfordert (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO; Gesetz vom 30. Juli 2018, Art. 10 § 1 Nr. 2), und zwar von Personen, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

Für die Geldwäscheprävention: eine Kopie Ihres Ausweisdokuments, Angaben zu Ihren wirtschaftlichen Eigentümern und die weiteren Informationen, die das Gesetz zu erheben verlangt.

4. Berufsgeheimnis

Ihre Daten unterliegen dem Berufsgeheimnis des Anwalts (Strafgesetzbuch, Art. 352, vormals Art. 458). Die Kanzlei gibt sie nur weiter, soweit Ihre Angelegenheit es erfordert oder das Gesetz es vorschreibt.

5. Wer erhält Ihre Daten?

Je nach Angelegenheit: die Gerichte und ihre Kanzleien, Gerichtsvollzieher, Notare, Sachverständige, die Anwälte der anderen Parteien, Mediatoren, Übersetzer, Ihr Rechtsschutzversicherer, wenn Sie es wünschen, der Buchhalter der Kanzlei und die Steuerverwaltung für die Rechnungsstellung. Die Dienstleister der Kanzlei (Kanzleisoftware, E-Mail, Hosting, IT) handeln als Auftragsverarbeiter auf vertraglicher Grundlage (Art. 28 DSGVO).

Für die Geldwäscheprävention: der Präsident der Rechtsanwaltskammer, der die Informationen gegebenenfalls an das CTIF (Zelle für die Verarbeitung finanzieller Informationen) weiterleitet.

6. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Ihre Daten werden nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt.

7. Wie lange?

Ihre Akte: 5 Jahre nach Ende des Mandats, der Zeitraum, in dem der Anwalt haftet und die Unterlagen aufbewahrt (altes Zivilgesetzbuch, Art. 2276bis), oder länger, wenn ein Anspruch anhängig ist. Buchhaltungsdaten: 7 Jahre (Wirtschaftsgesetzbuch, Art. III.86 und III.88).

Daten der Geldwäscheprävention: 10 Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung, dann gelöscht (Gesetz vom 18. September 2017, Art. 60 und 62).

8. Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten, deren Berichtigung, Löschung oder die Einschränkung ihrer Verarbeitung verlangen, einer auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung widersprechen und die Übertragbarkeit der von Ihnen bereitgestellten Daten verlangen (Art. 15 bis 21 DSGVO). Richten Sie Ihren Antrag an [zu ergänzen]. Die Kanzlei antwortet innerhalb eines Monats; diese Frist kann bei einem komplexen Antrag um zwei Monate verlängert werden, worüber die Kanzlei Sie innerhalb des ersten Monats unterrichtet (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Die erste Kopie Ihrer Daten ist unentgeltlich. Manche Daten müssen trotz eines Löschungsantrags aufbewahrt werden, um eine rechtliche Verpflichtung zu erfüllen oder zur Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 17 Abs. 3 DSGVO).

Für Daten, die nach dem Geldwäschegesetz verarbeitet werden, beschränkt das Gesetz Ihre Rechte (Gesetz vom 18. September 2017, Art. 65); Sie können sich an die Datenschutzbehörde wenden.

9. Beschwerde

Sie können bei der Datenschutzbehörde (www.autoriteprotectiondonnees.be) Beschwerde einlegen oder das Gericht anrufen. Sie können sich auch zuerst an die Kanzlei wenden, die Ihren Antrag prüft.

10. Erforderliche Daten und automatisierte Entscheidungen

Die zu Ihrer Identifizierung und für Ihre Angelegenheit nötigen Daten sind erforderlich: Ohne sie kann die Kanzlei das Mandat weder annehmen noch fortführen. Es wird keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung über Sie getroffen.

11. Aktualisierungen

Diese Hinweise können aktualisiert werden. Die geltende Fassung und ihr Datum stehen oben im Dokument.

Klausel für die Mandatsvereinbarung

Datenschutz. [zu ergänzen] verarbeitet die personenbezogenen Daten des Mandanten zur Durchführung dieses Mandats, zur Erfüllung ihrer rechtlichen Verpflichtungen und zur Verwaltung ihrer Honorare. Zu diesen Verpflichtungen gehören die des Gesetzes vom 18. September 2017 zur Verhinderung der Geldwäsche. Die beigefügten Datenschutzhinweise (Version 1 vom [zu ergänzen]) nennen die Zwecke, die Empfänger, die Speicherfristen, die Rechte des Mandanten und die Möglichkeit, bei der Datenschutzbehörde Beschwerde einzulegen. Der Mandant bestätigt, sie erhalten zu haben.