Privacyverklaringen van een advocatenkantoor

Deze verklaring legt uit hoe [in te vullen] uw persoonsgegevens verwerkt wanneer u het kantoor een dossier toevertrouwt (art. 13 AVG). U ontvangt ze samen met de ereloonovereenkomst, vóór de opdracht begint.

Verwittiging over de witwaspreventie Voor sommige opdrachten is het kantoor onderworpen aan de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen. Het moet u dan identificeren, uw identiteit en die van uw uiteindelijke begunstigden verifiëren, die gegevens 10 jaar bewaren en, in de gevallen die de wet bepaalt, de stafhouder informeren. Deze gegevens worden voor geen enkel ander doel gebruikt (art. 64, § 2 en § 3).

1. Wie verwerkt uw gegevens?

[in te vullen], [in te vullen], ondernemingsnummer [in te vullen], is verwerkingsverantwoordelijke. Voor elke vraag over uw gegevens: onze contactpersoon voor privacy, [in te vullen].

2. Waarom en op welke grondslag?

• Uw dossier behandelen: advies, onderhandeling, procedure en correspondentie. Grondslag: de uitvoering van de opdracht (art. 6.1.b AVG) en, voor sommige handelingen, een wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).
• Het dossier aanvaarden: u identificeren en nagaan dat er geen belangenconflict is, zoals de deontologie vereist. Grondslag: de precontractuele maatregelen en de verplichtingen van het kantoor (art. 6.1.b, c en f AVG).
• De wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen naleven: uw identiteit en die van uw uiteindelijke begunstigden verifiëren, de risico's beoordelen en, als de wet het vereist, de stafhouder informeren. Grondslag: een wettelijke verplichting en een taak van algemeen belang (wet van 18 september 2017, art. 64, § 1; art. 6.1.c en e AVG). Deze gegevens dienen geen enkel ander doel.
• Het ereloon factureren en invorderen, de boekhouding voeren. Grondslag: de overeenkomst en de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen (art. 6.1.b en c AVG).

3. Welke gegevens?

Uw identificatie- en contactgegevens, de informatie uit uw dossier en uw facturatiegegevens. Gegevens over gezondheid of strafbare feiten worden alleen verwerkt als uw verdediging dat vereist (art. 9.2.f AVG; wet van 30 juli 2018, art. 10, § 1, 2°), door personen met een geheimhoudingsplicht.

Voor de witwaspreventie: een kopie van uw identiteitsdocument, informatie over uw uiteindelijke begunstigden en de andere informatie die de wet laat verzamelen.

4. Beroepsgeheim

Uw gegevens vallen onder het beroepsgeheim van de advocaat (Strafwetboek, art. 352, voorheen art. 458). Het kantoor deelt ze alleen mee voor zover uw dossier dat vereist of de wet het oplegt.

5. Wie ontvangt uw gegevens?

Naargelang het dossier: de hoven en rechtbanken en hun griffies, gerechtsdeurwaarders, notarissen, deskundigen, de advocaten van andere partijen, bemiddelaars, vertalers, uw rechtsbijstandsverzekeraar als u dat vraagt, de boekhouder van het kantoor en de belastingadministratie voor de facturatie. De dienstverleners van het kantoor (kantoorsoftware, e-mail, hosting, IT) treden op als verwerkers, met een overeenkomst (art. 28 AVG).

Voor de witwaspreventie: de stafhouder, die in voorkomend geval doorgeeft aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI).

6. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

Uw gegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte.

7. Hoe lang?

Uw dossier: 5 jaar na het einde van de opdracht, de periode waarin de advocaat aansprakelijk blijft en de stukken bewaart (oud Burgerlijk Wetboek, art. 2276bis), of langer als een vordering hangende is. Boekhoudkundige gegevens: 7 jaar (Wetboek van economisch recht, art. III.86 en III.88).

Gegevens voor de witwaspreventie: 10 jaar na het einde van de zakelijke relatie, daarna gewist (wet van 18 september 2017, art. 60 en 62).

8. Uw rechten

U kunt inzage in uw gegevens vragen, rectificatie, wissing of beperking van de verwerking, bezwaar maken tegen een verwerking op grond van het gerechtvaardigd belang en de overdraagbaarheid vragen van de gegevens die u hebt verstrekt (art. 15 tot 21 AVG). Richt uw verzoek aan [in te vullen]. Het kantoor antwoordt binnen een maand; die termijn kan voor een complex verzoek met twee maanden worden verlengd, en het kantoor laat u dat dan binnen de eerste maand weten (art. 12.3 AVG). De eerste kopie van uw gegevens is gratis. Sommige gegevens moeten ondanks een verzoek tot wissing bewaard blijven, om een wettelijke verplichting na te komen of voor een rechtsvordering (art. 17.3 AVG).

Voor gegevens die op grond van de antiwitwaswet worden verwerkt, beperkt de wet uw rechten (wet van 18 september 2017, art. 65); u kunt zich tot de Gegevensbeschermingsautoriteit wenden.

9. Klacht

U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) of naar de rechter stappen. U kunt zich ook eerst tot het kantoor richten, dat uw verzoek zal onderzoeken.

10. Noodzakelijke gegevens en geautomatiseerde besluiten

De gegevens die nodig zijn voor uw identificatie en uw dossier zijn onmisbaar: zonder die gegevens kan het kantoor de opdracht niet aanvaarden of voortzetten. Er wordt over u geen besluit genomen dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berust.

11. Bijwerkingen

Deze verklaring kan worden bijgewerkt. De geldende versie en haar datum staan bovenaan het document.

Clausule voor de ereloonovereenkomst

Gegevensbescherming. [in te vullen] verwerkt de persoonsgegevens van de cliënt voor de uitvoering van deze opdracht, de naleving van zijn wettelijke verplichtingen en het beheer van zijn erelonen. Die verplichtingen omvatten die van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen. De bijgevoegde privacyverklaring (Versie 1 van [in te vullen]) vermeldt de doeleinden, de ontvangers, de bewaartermijnen, de rechten van de cliënt en de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. De cliënt erkent ze te hebben ontvangen.