Nieuwe cliënt

Hoe de tool werkt

1. De cliënt en de partijen. De naam van de cliënt, de soort cliënt (natuurlijke persoon, vennootschap, vzw, stichting, trust), het ondernemingsnummer of de geboortedatum, de opdracht, de dossierreferentie, de verantwoordelijke advocaat en de balie. Daarna de andere partijen: tegenpartij, medecliënt, bestuurders en uiteindelijk begunstigden van de cliënt, groep van de tegenpartij. Die gegevens dienen voor alle volgende stappen.
2. De conflicten. Elke naam wordt vergeleken met het conflictenregister op dit toestel, met dezelfde regels als de tool Controle op belangenconflicten: tussenvoegsels, accenten, rechtsvormen, KBO-nummer. U beoordeelt elke overeenkomst en noteert uw beslissing. Controleert het kantoor in zijn eigen software, dan noteert u die controle en haar referentie.
3. Antiwitwas. De vragen van de antiwitwasrisicobeoordeling, zonder de vragen die al beantwoord zijn: het toepassingsgebied van art. 5, § 1, 28°, en, als het dossier eronder valt, de verplichte gevallen, de risicofactoren, het niveau, de redenen en de maatregelen om af te vinken.
4. De overeenkomst. De keuzes van de ereloonovereenkomst: consument of onderneming (voorgesteld volgens de soort cliënt), plaats van sluiting, ereloonwijze, kosten, provisie en gegevens van het kantoor. De informatiefiche en het herroepingsformulier komen erbij wanneer de wet ze vraagt.
5. Privacy. De privacyverklaring voor de cliënt (art. 13 AVG), opgesteld met de gegevens van het kantoor, of het adres van de verklaring die het kantoor al publiceert.
6. Het dossier. De dossieropeningsfiche vat de cliënt, de partijen, de stand van elke stap en de opgestelde documenten samen, met een handtekeningregel. Elk document is te downloaden als pdf of Word, in de taal van uw keuze.

Wat het openingsdossier bevat

• De dossieropeningsfiche: wie, welke opdracht, welke balie, de stand van de vier stappen (gedaan, te doen, niet van toepassing) en de lijst van documenten.
• De nota controle belangenconflicten: de gezochte namen, de omvang van het geraadpleegde register, elke overeenkomst met haar redenen, de regel die ze oproept en uw beoordeling, de beslissing.
• De antiwitwasnota bij het dossier: het toepassingsgebied, het risiconiveau en de redenen, de maatregelen en hun stand, de voorgestelde volgende herziening.
• De ereloonovereenkomst, met naargelang het geval de informatiefiche voor de cliënt-consument en de informatie en het formulier voor herroeping.
• De privacyverklaring, met versie en datum, die de overeenkomst als bijlage vermeldt.

Elk document is één voor één gratis. Het hele dossier in één zipbestand, elk document als pdf en Word, is een kantoorfunctie, gratis beschikbaar met een geverifieerd e-mailadres.

De regels achter elke stap

• Belangenconflicten: OVB, Codex Deontologie voor Advocaten, art. 8 en 9; AVOCATS.BE, Code de déontologie, art. 5.41.
• Antiwitwas: wet van 18 september 2017, art. 5, § 1, 28° (het toepassingsgebied voor de advocaat), art. 19 (individuele risicobeoordeling) en art. 26 en volgende (identificatie en verificatie).
• Ereloon: art. 446ter Gerechtelijk Wetboek; HvJ 12 januari 2023, C-395/21 (informatie over de prijs vóór de sluiting); Wetboek van economisch recht, boeken III en VI.
• Privacy: AVG, art. 13 (informatie bij het verzamelen van gegevens).

Aandachtspunten

• De tool aanvaardt noch weigert een cliënt: hij brengt de elementen samen en legt uw beslissingen vast. Een overeenkomst in het register is geen conflict, en geen overeenkomst geldt alleen voor de ingevoerde fiches.
• De uiteindelijk begunstigden die bij de antiwitwasstap worden geïdentificeerd, moeten ook door de conflictcontrole: voeg ze toe als personen verbonden met de cliënt en controleer opnieuw.
• Niets blijft bewaard wanneer u de pagina sluit, behalve wat u zelf bijhoudt: de gedownloade documenten en, met de versleutelde kluis, het register en het logboek van de controles.
• Voeg na de aanvaarding van het dossier de cliënt en de partijen toe aan het conflictenregister, zodat de volgende controle ze vindt.