AI-beleid van het kantoor

Hoe de tool werkt

1. De vragen. Negen korte stappen: het kantoor en zijn AI-referent, de tools en hun toelating, gegevens en beroepsgeheim, controle van het resultaat, cliënten en publicaties, na te gaan gebruik (personeelsbeleid, arbitrage), opleiding, beveiliging en controle, aanneming.
2. Het beleid. Elk antwoord voegt clausules toe of past ze aan. Elke clausule is van nul opgesteld, draagt een vast kenmerk (bijvoorbeeld ai.secrecy.closed_env) en vermeldt haar bron: de richtlijnen van de OVB en AVOCATS.BE, de modelcharters van de OFABB en de balie van Parijs, de gidsen van de CCBE, de AI-verordening, de AVG. Sommige clausules staan er altijd in: beroepsgeheim en gesloten omgeving, pseudonimisering, controle van de aangehaalde bronnen, verantwoordelijkheid van de advocaat, AI-geletterdheid, verboden praktijken.
3. De controles. Krijgt een tool in het beleid meer gegevens dan het register van AI-tools voorstelt, of geheime informatie terwijl enkel omgevingen op locatie als gesloten gelden, dan meldt de tool dat naast het document.
4. De samenvatting. Eén bladzijde "Wel doen / Niet doen" voor het personeel, met de referent die men kan aanspreken.
5. Wat volgt. De lijst "Voor u ondertekent" toont wat nog te doen is: AVG-register, onderzoek naar een GEB, privacyverklaring, verwerkersovereenkomsten, overzicht van de opleidingen.

Het beleid en de samenvatting worden geëxporteerd naar pdf en Word, in de gekozen taal, los van de taal van de site. Met een geverifieerd e-mailadres dragen ze het briefhoofd van uw kantoor, waarvan de naam in de tekst wordt overgenomen.

Wat de teksten zeggen

• Richtlijnen van de OVB en AVOCATS.BE (januari 2025). De advocaat kent de basis van AI, leest de gebruiksvoorwaarden van de tool, gaat na of de aangehaalde wetgeving, rechtsleer en rechtspraak bestaan, pseudonimiseert persoonsgegevens en voert nooit informatie die onder het beroepsgeheim valt in buiten een gesloten omgeving met voldoende waarborgen. Hij blijft verantwoordelijk voor het resultaat. Er bestaat geen algemene plicht om de cliënt over het gebruik van AI te informeren.
• Strafwetboek, art. 352 (sinds 1 september 2026, vroeger art. 458 Sw.): het beroepsgeheim.
• AI-verordening. Art. 4, vervangen door Verordening (EU) 2026/1744 sinds 27 juli 2026: de gebruiksverantwoordelijke neemt maatregelen om de AI-geletterdheid van zijn personeel te ondersteunen, zonder gewaarborgd niveau. Art. 5: verboden praktijken, waaronder het afleiden van emoties op de werkplek. Art. 50: transparantie van chatbots en gegenereerde inhoud, sinds 2 augustus 2026. Bijlage III en art. 26: gebruik met een hoog risico (aanwerving, arbitrage), vanaf 2 december 2027.
• AVG, art. 28, 30, 35 en 44 tot 46; de gidsen van de CCBE van 2025 en 2026; de modelcharters van de OFABB (maart 2026) en de balie van Parijs (juli 2026), waarvan de tool de structuur volgt zonder de tekst over te nemen.

Aandachtspunten

• De richtlijnen leggen geen schriftelijk beleid op: het beleid is een keuze van het kantoor, dat bestaande plichten organiseert.
• Kan een professionele onlinedienst een "gesloten omgeving" zijn? Die vraag is niet beslecht. Standaard gelden enkel de lokalen van het kantoor of een private infrastructuur die het beheert; de andere keuze vereist een uitdrukkelijke beslissing van het kantoor.
• Geen enkele gevonden tekst regelt de facturatie van werk met AI-ondersteuning: de clausule is facultatief en neutraal.
• Een chatbot die het kantoor onder eigen naam ontwikkelt, kan het kantoor tot aanbieder in de zin van de AI-verordening maken: onderzoek dat voor de ingebruikname.
• Om een document op uw toestel te pseudonimiseren voordat u het met een AI-tool gebruikt, werkt Localex in de browser.

Wat de tool niet doet

• Hij vervangt noch de lezing van de gebruiksvoorwaarden van elke tool, noch het advies van een specialist in gegevensbescherming.
• Hij zegt niet of een bepaalde tool veilig is: het register van AI-tools helpt dat punt per punt te documenteren.
• Uw antwoorden blijven in het geheugen van dit tabblad: er wordt niets verzonden.

Controle

De bronnen werden nagekeken op 7 oktober 2026. De tool ondersteunt de advocaat, die verantwoordelijk blijft voor de tekst die het kantoor aanneemt.