Controle op belangenconflicten

Hoe de tool werkt

1. Het register. U noteert er uw cliënten, de tegenpartijen, de verbonden personen en vennootschappen, maar ook wie het kantoor alleen raadpleegde, de belangen en externe mandaten van de leden van het kantoor en de dossiers van het vorige kantoor van een advocaat die bij u komt. Elke fiche heeft een rol, een dossierreferentie, een status, data en, als u het hebt, het ondernemingsnummer. U voert fiches een voor een in, plakt een lijst of importeert een CSV-bestand (puntkomma of komma, UTF-8, een kopregel): een voorbeeld toont de regels die klaar zijn en de regels die opzijgezet worden, met de reden.
2. De te controleren namen. De nieuwe cliënt en de mede-cliënten, de tegenpartijen, de personen verbonden met de ene of de andere kant: één naam per regel, de rol in het nieuwe dossier en, als u het hebt, het ondernemingsnummer of de geboortedatum.
3. De vergelijking. Elke naam wordt genormaliseerd en vergeleken met elke fiche en haar andere namen: hoofdletters, accenten, ß en umlauts, apostroffen, tussenvoegsels („Van den Bossche” en „Vandenbossche”, „Berg, Anna van den”), titels, huidige en vroegere rechtsvormen („BVBA” en „BV”, „SPRL” en „SRL”), gelijkaardige spelling, dezelfde klank („De Smedt” en „Desmet”), transliteratievarianten („Mohamed” en „Muhammad”) en het KBO-nummer.
4. De sterkte van elke overeenkomst. „Zekere overeenkomst”, „Waarschijnlijke overeenkomst” of „Na te gaan”, met de redenen in gewone taal. Een veel voorkomende familienaam zonder voornaam, verschillende geboortedata of twee verschillende ondernemingsnummers beperken de sterkte tot „Na te gaan”.
5. De regel. Bij elke overeenkomst vermeldt de tool de regel die de combinatie van rollen oproept (optreden tegen een huidige of vroegere cliënt, voor meerdere cliënten, een persoon die het kantoor raadpleegde, een onrechtstreekse band, een eigen belang) met de artikelen van de code van uw balie.
6. Het spoor. U vermeldt wie controleerde, waarom, uw beoordeling van elke overeenkomst en de beslissing. De controlenota kan als PDF, Word en CSV geëxporteerd worden.

Deontologische basis

• OVB, Codex Deontologie voor Advocaten, art. 5 tot 9 (herzien op 27 mei 2026, in werking op 2 juni 2026): belangenconflicten op elk ogenblik beoordelen en vermijden, elke cliënt schriftelijk inlichten en zijn schriftelijk akkoord krijgen, niet optreden voor de tegenpartij van een cliënt, ook niet in een andere zaak.
• Art. 17bis, tweede lid, en 171.12 tot 171.13: de advocaat die van kantoor verandert, en de leden van een associatie of groepering.
• AVOCATS.BE, Code de déontologie, art. 5.41: interne procedures, aangepast aan de omvang van het kantoor, om bij een nieuwe cliënt een conflict met een huidige of vroegere cliënt op te sporen. Art. 5.40, 5.42, 5.44, 5.45 en 5.48 regelen de rest.
• CCBE, Deontologische code voor Europese advocaten, art. 3.2.

Aandachtspunten

• Een overeenkomst is geen belangenconflict, en „geen overeenkomst in dit register” betekent niet „geen belangenconflict”: de tool ziet alleen de fiches die u noteerde. De omvang staat onder elk resultaat.
• Het kantoor telt als één geheel: het register moet de dossiers dekken van alle advocaten die samen het beroep uitoefenen. Importeer ieders lijst.
• Een loutere consultatie volstaat om later niet meer te mogen optreden voor de andere partij in hetzelfde geschil (OVB-advies 708): noteer de geconsulteerden.
• Voer de controle opnieuw uit wanneer een partij aan het dossier wordt toegevoegd, bij het afsluiten van een dossier en na de antiwitwasstap, die bestuurders en uiteindelijk begunstigden toevoegt.
• Labels blijven neutraal: geen feiten onder het beroepsgeheim, geen details van misdrijven. Voor een weigering volstaat „deontologische reden”.

Uw gegevens

De namen worden in uw browser vergeleken en nooit verzonden: de teller „Verzonden gegevens” in de koptekst blijft op 0 bytes. Zonder de kluis leeft het register alleen in het open tabblad. Met een geverifieerd e-mailadres worden het register en het controlelogboek in een versleutelde kluis op dit toestel bewaard; elke regel van het logboek draagt een vingerafdruk die aan de vorige gekoppeld is, zodat een wijziging buiten de tool zichtbaar wordt. Een geëxporteerd CSV-bestand is niet versleuteld.

Wat de tool niet doet

• Hij raadpleegt de Kruispuntbank van Ondernemingen niet online en kent geen banden tussen vennootschappen (aandeelhouders, dochters) die u niet noteerde.
• De lijst van veel voorkomende familienamen is onvolledig: een naam die er niet in staat, wordt sterker vergeleken, nooit zwakker.
• Lokale balieregels zijn niet opgenomen, behalve art. 5.100 van het Brusselse reglement.

Controle en verantwoordelijkheid

De regels en de vergelijkingstabellen zijn gecontroleerd op 7 oktober 2026. De tool helpt namen op te sporen: de advocaat beoordeelt elke overeenkomst, beslist en blijft verantwoordelijk voor de naleving van zijn deontologische plichten.