Register van verwerkingsactiviteiten van een advocatenkantoor

De gebruikelijke verwerkingen van een kantoor, vooraf ingevuld met rechtsgrond, ontvangers, bewaartermijn en de bron van elke regel, om aan te passen en te exporteren.

De regel, de bron en de datum
Een document om na te lezen en te ondertekenen
Cliëntgegevens blijven op dit toestel

Wat de regel zegt

Regels gecontroleerd op 07/10/2026

Elk advocatenkantoor houdt een schriftelijk register van zijn verwerkingsactiviteiten bij: doeleinden, categorieën van personen en gegevens, ontvangers, doorgiften, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen (art. 30.1 AVG). De vrijstelling voor organisaties met minder dan 250 personen geldt niet: de verwerkingen van een kantoor zijn niet incidenteel en betreffen gevoelige en strafrechtelijke gegevens (art. 30.5).

Het Belgisch recht voegt een lijst toe van de categorieën van personen met toegang tot gezondheidsgegevens en strafrechtelijke gegevens, met hun geheimhoudingsplicht (wet van 30 juli 2018, art. 9 en 10, § 2). Advocaten verwerken strafrechtelijke gegevens voor zover de verdediging van hun cliënten dat vereist (art. 10, § 1, 2°).

Versleutelde kluis

Uw gegevens blijven op dit toestel.

Bewaar uw registers in een versleutelde kluis in deze browser: een kantoorfunctie, gratis met een bevestigd e-mailadres. Zonder kluis werkt alles voor deze sessie en blijft elke export beschikbaar.

8 activiteiten in het register

Elke activiteit met haar rechtsgrond en bewaartermijn. Beschrijf ze hieronder; het document volgt.

Cliëntendossiers (advies, geschillen, onderhandeling, bemiddeling)
Uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG) · Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)
Tegenpartijen en derden in de dossiers
Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG)
Intake van cliënten en controle op belangenconflicten
Uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG) · Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) · Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) · termijn vast te leggen
Witwaspreventie (AML/CFT)
Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) · Taak van algemeen belang (art. 6.1.e AVG)
Facturatie, invordering van erelonen en boekhouding
Uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG) · Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)
Personeel en loon (werknemers, medewerkers, stagiairs)
Uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG) · Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)
Website en contactformulier
Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) · Uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG) · Toestemming (art. 6.1.a AVG) · termijn vast te leggen
IT, beveiligingslogs en e-mail
Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) · Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)

De naam van het kantoor ontbreekt. Het register vermeldt de verwerkingsverantwoordelijke en zijn contactgegevens (art. 30.1.a).

Geen contactadres. Vermeld het e-mailadres van het kantoor of van de contactpersoon voor privacy.

De toegangslijst is leeg. Gezondheids- en strafrechtelijke gegevens vragen de lijst van personen met toegang en hun geheimhoudingsplicht (wet van 30 juli 2018, art. 9 en 10, § 2).

Bewaartermijnen vast te leggen. Voor sommige activiteiten werd geen regel gevonden: het kantoor legt de termijn vast en noteert hem (art. 5.1.e).

Normalex · normalex.be · hulpmiddel voor advocaten

Art. 30.1 AVG · verwerkingsverantwoordelijke · Bijgewerkt op 08/10/2026

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Benaming: [in te vullen]
Adres: [in te vullen]
Ondernemingsnummer: [in te vullen]
E-mail: [in te vullen]
Contactpersoon privacy: [in te vullen]

Het kantoor houdt dit register bij omdat zijn verwerkingen niet incidenteel zijn en gegevens van art. 9 en 10 AVG betreffen: de vrijstelling voor ondernemingen met minder dan 250 personen geldt niet (art. 30.5 AVG).

2. Personen met toegang tot gevoelige en strafrechtelijke gegevens

Categorieën van personen die toegang hebben tot gezondheidsgegevens en strafrechtelijke gegevens, met hun functie en de grondslag van hun geheimhoudingsplicht (wet van 30 juli 2018, art. 9 en 10, § 2). Lijst ter beschikking van de GBA.

[in te vullen]

3. Overzicht

Nr.	Activiteit	Rechtsgrond (art. 6)	Bewaartermijn
1	Cliëntendossiers (advies, geschillen, onderhandeling, bemiddeling)	Uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG) Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)	5 jaar na het einde van de opdracht (oud BW, art. 2276bis, § 1); langer als de advocaat uitdrukkelijk bewaarnemer van stukken werd gemaakt of als een vordering hangende is.
2	Tegenpartijen en derden in de dossiers	Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG)	5 jaar na het einde van de opdracht, zoals het cliëntendossier (oud BW, art. 2276bis, § 1).
3	Intake van cliënten en controle op belangenconflicten	Uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG) Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG)	Zolang een conflict kan ontstaan: termijn vast te leggen door het kantoor.
4	Witwaspreventie (AML/CFT)	Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) Taak van algemeen belang (art. 6.1.e AVG)	10 jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie of de occasionele verrichting, daarna wissen (wet van 18 september 2017, art. 60 en 62, § 1).
5	Facturatie, invordering van erelonen en boekhouding	Uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG) Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)	Boeken: 7 jaar vanaf 1 januari na de afsluiting (WER, art. III.88); verantwoordingsstukken: 7 jaar (art. III.86); belastingen en btw: 7 jaar (wet van 18 december 2025, na te gaan); vordering tot betaling van het ereloon: 5 jaar na het einde van de opdracht (oud BW, art. 2276bis, § 2).
6	Personeel en loon (werknemers, medewerkers, stagiairs)	Uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG) Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)	Sociale documenten: 5 jaar (na te gaan); personeelsdossier: minstens 1 jaar na het einde van de overeenkomst (wet van 3 juli 1978, art. 15).
7	Website en contactformulier	Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) Uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG) Toestemming (art. 6.1.a AVG)	Berichten: tot ze behandeld zijn, daarna in het dossier opgenomen of gewist; logs: termijn vast te leggen door het kantoor.
8	IT, beveiligingslogs en e-mail	Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)	Logs: termijn vast te leggen door het kantoor; mailbox van een vertrekkend personeelslid: 1 tot 3 maanden met automatisch antwoord, daarna sluiten.

4. Verwerkingsactiviteiten

4.1 Cliëntendossiers (advies, geschillen, onderhandeling, bemiddeling)

Doeleinden: De cliënt adviseren en verdedigen; proceshandelingen verrichten; correspondentie in het dossier.
Rechtsgrond (art. 6): Uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG) Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)
Gevoelige gegevens (art. 9): Instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (art. 9.2.f AVG)
Strafrechtelijke gegevens (wet van 30 juli 2018, art. 10): Door advocaten, voor zover de verdediging van hun cliënten dat vereist (wet van 30 juli 2018, art. 10, § 1, 2°)
Betrokkenen: Cliënten, hun aangestelden en hun familieleden. Minderjarigen: Ja
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, Financiële gegevens, Gezinssamenstelling, Beroep en betrekking, Gezondheidsgegevens, Gerechtelijke gegevens, Andere (inhoud van de dossiers)
Ontvangers en verwerkers: Hoven, rechtbanken en griffies, gerechtsdeurwaarders, notarissen, deskundigen, advocaten van andere partijen, bemiddelaars, vertalers, rechtsbijstandsverzekeraar (op instructie van de cliënt), confraters in het dossier. Verwerkers: kantoorsoftware, e-mail, cloud, archivering, IT-ondersteuning.
Doorgiften buiten de EER: In principe geen. Cloud buiten de EER: EU-VS-kader (DPF) of modelcontractbepalingen.
Bewaartermijn: 5 jaar na het einde van de opdracht (oud BW, art. 2276bis, § 1); langer als de advocaat uitdrukkelijk bewaarnemer van stukken werd gemaakt of als een vordering hangende is.
Maatregelen eigen aan de activiteit: Toegang per dossier; pseudonimiseren vóór elk gebruik van een AI-tool (richtlijnen OVB en OBFG).
Opmerkingen: Strafrechtelijke en gezondheidsgegevens alleen voor de verdediging van de cliënt, met de lijst van personen die er toegang toe hebben (wet van 30 juli 2018, art. 9 en 10, § 2).

4.2 Tegenpartijen en derden in de dossiers

Doeleinden: De belangen van de cliënt in het dossier verdedigen: partijen identificeren, corresponderen, de procedure voeren.
Rechtsgrond (art. 6): Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG)
Gevoelige gegevens (art. 9): Instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (art. 9.2.f AVG)
Strafrechtelijke gegevens (wet van 30 juli 2018, art. 10): Door advocaten, voor zover de verdediging van hun cliënten dat vereist (wet van 30 juli 2018, art. 10, § 1, 2°)
Betrokkenen: Tegenpartijen, getuigen, deskundigen, magistraten, gerechtspersoneel, confraters, politiediensten. Minderjarigen: Ja
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, Financiële gegevens, Gezinssamenstelling, Gezondheidsgegevens, Gerechtelijke gegevens, Andere (inhoud van de dossiers)
Ontvangers en verwerkers: Zoals voor de cliëntendossiers.
Doorgiften buiten de EER: Zoals voor de cliëntendossiers.
Bewaartermijn: 5 jaar na het einde van de opdracht, zoals het cliëntendossier (oud BW, art. 2276bis, § 1).
Maatregelen eigen aan de activiteit: Zoals voor de cliëntendossiers.
Opmerkingen: Geen individuele informatie wanneer het beroepsgeheim of de wet dat vereisen (AVG, art. 14.5.c en d); een privacyverklaring op de website informeert deze personen (art. 14.5.b). Lezing van de OVB, te beoordelen door de advocaat.

4.3 Intake van cliënten en controle op belangenconflicten

Doeleinden: De cliënt en zijn vraag identificeren; nagaan dat er geen belangenconflict is; de ereloonovereenkomst opstellen.
Rechtsgrond (art. 6): Uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG) Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG)
Gevoelige gegevens (art. 9): Geen
Strafrechtelijke gegevens (wet van 30 juli 2018, art. 10): Geen
Betrokkenen: Potentiële cliënten, cliënten, tegenpartijen en verbonden personen. Minderjarigen: Nee
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, Andere (inhoud van de dossiers)
Ontvangers en verwerkers: Geen externe ontvangers.
Doorgiften buiten de EER: Geen.
Bewaartermijn: Zolang een conflict kan ontstaan: termijn vast te leggen door het kantoor. (vast te leggen of na te gaan)
Maatregelen eigen aan de activiteit: Conflictenregister bijgehouden op het toestel van het kantoor.

4.4 Witwaspreventie (AML/CFT)

Doeleinden: De cliënt, zijn lasthebbers en uiteindelijke begunstigden identificeren en verifiëren; PEP- en sanctiecontrole; risicobeoordeling; analyse van atypische verrichtingen; melding via de stafhouder.
Rechtsgrond (art. 6): Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) Taak van algemeen belang (art. 6.1.e AVG)
Gevoelige gegevens (art. 9): Zwaarwegend algemeen belang (art. 9.2.g AVG)
Strafrechtelijke gegevens (wet van 30 juli 2018, art. 10): Geen
Betrokkenen: Cliënten, lasthebbers, uiteindelijke begunstigden. Minderjarigen: Nee
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, Rijksregisternummer, Financiële gegevens, Beroep en betrekking, Politieke opvattingen, Gerechtelijke gegevens
Ontvangers en verwerkers: Stafhouder, die doorgeeft aan de CFI; toezichthouder; UBO-register; screeningleveranciers (verwerkers).
Doorgiften buiten de EER: Nagaan waar de screeningleverancier de gegevens verwerkt.
Bewaartermijn: 10 jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie of de occasionele verrichting, daarna wissen (wet van 18 september 2017, art. 60 en 62, § 1).
Maatregelen eigen aan de activiteit: Geen ander doel, met name geen commercieel (wet van 18 september 2017, art. 64, § 2).
Opmerkingen: De rechten van art. 12, 13, 15, 16, 19, 21, 22 en 34 AVG zijn volledig beperkt (wet van 18 september 2017, art. 65, § 1). Nieuwe cliënten vooraf verwittigen (art. 64, § 3). PEP-gegevens: grondslag te beoordelen (lezing M).

4.5 Facturatie, invordering van erelonen en boekhouding

Doeleinden: Facturen, provisies, btw, boekhouding, invordering van erelonen.
Rechtsgrond (art. 6): Uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG) Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)
Gevoelige gegevens (art. 9): Geen
Strafrechtelijke gegevens (wet van 30 juli 2018, art. 10): Geen
Betrokkenen: Cliënten en derde-betalers. Minderjarigen: Nee
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, Financiële gegevens
Ontvangers en verwerkers: Boekhouder, bank, belasting- en btw-administratie.
Doorgiften buiten de EER: Geen.
Bewaartermijn: Boeken: 7 jaar vanaf 1 januari na de afsluiting (WER, art. III.88); verantwoordingsstukken: 7 jaar (art. III.86); belastingen en btw: 7 jaar (wet van 18 december 2025, na te gaan); vordering tot betaling van het ereloon: 5 jaar na het einde van de opdracht (oud BW, art. 2276bis, § 2).
Maatregelen eigen aan de activiteit: Facturatie scheiden van de inhoud van de dossiers; geen details onder het beroepsgeheim op facturen.

4.6 Personeel en loon (werknemers, medewerkers, stagiairs)

Doeleinden: Overeenkomsten, verloning, sociale zekerheid, welzijn op het werk, opleiding, uitdiensttreding.
Rechtsgrond (art. 6): Uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG) Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)
Gevoelige gegevens (art. 9): Arbeidsrecht en socialezekerheidsrecht (art. 9.2.b AVG)
Strafrechtelijke gegevens (wet van 30 juli 2018, art. 10): Geen
Betrokkenen: Werknemers, zelfstandige medewerkers, stagiairs, hun gezinsleden (voordelen). Minderjarigen: Nee
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, Rijksregisternummer, Financiële gegevens, Gezinssamenstelling, Opleiding, Beroep en betrekking, Gezondheidsgegevens
Ontvangers en verwerkers: Sociaal secretariaat (verwerker voor de loonverwerking), RSZ, belastingadministratie, groepsverzekeraar, externe preventiedienst.
Doorgiften buiten de EER: Geen.
Bewaartermijn: Sociale documenten: 5 jaar (na te gaan); personeelsdossier: minstens 1 jaar na het einde van de overeenkomst (wet van 3 juli 1978, art. 15).
Maatregelen eigen aan de activiteit: Toegang tot het personeelsdossier beperkt.

4.7 Website en contactformulier

Doeleinden: Het publiek informeren; contactaanvragen beantwoorden; beveiligingslogs; cookies (niet-essentiële: toestemming, wet van 30 juli 2018, art. 10/2).
Rechtsgrond (art. 6): Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) Uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG) Toestemming (art. 6.1.a AVG)
Gevoelige gegevens (art. 9): Geen
Strafrechtelijke gegevens (wet van 30 juli 2018, art. 10): Geen
Betrokkenen: Bezoekers van de website, personen die contact opnemen. Minderjarigen: Nee
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, Verbindingsgegevens en logs, Andere (inhoud van de dossiers)
Ontvangers en verwerkers: Hostingprovider, formuliertool, tool voor bezoekersstatistieken.
Doorgiften buiten de EER: Tools gevestigd in de Verenigde Staten: DPF of modelcontractbepalingen.
Bewaartermijn: Berichten: tot ze behandeld zijn, daarna in het dossier opgenomen of gewist; logs: termijn vast te leggen door het kantoor. (vast te leggen of na te gaan)
Maatregelen eigen aan de activiteit: HTTPS; geen niet-essentiële cookies vóór de toestemming; waarschuwen geen vertrouwelijke informatie via het formulier te sturen.

4.8 IT, beveiligingslogs en e-mail

Doeleinden: De systemen beveiligen (art. 32 AVG); continuïteit; mailboxen van vertrekkende personeelsleden.
Rechtsgrond (art. 6): Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG)
Gevoelige gegevens (art. 9): Geen
Strafrechtelijke gegevens (wet van 30 juli 2018, art. 10): Geen
Betrokkenen: Personeelsleden, correspondenten. Minderjarigen: Nee
Categorieën van gegevens: Identificatiegegevens, Verbindingsgegevens en logs
Ontvangers en verwerkers: IT-dienstverlener, managed service provider, cloud.
Doorgiften buiten de EER: Nagaan waar de dienstverlener de gegevens verwerkt.
Bewaartermijn: Logs: termijn vast te leggen door het kantoor; mailbox van een vertrekkend personeelslid: 1 tot 3 maanden met automatisch antwoord, daarna sluiten.
Maatregelen eigen aan de activiteit: Logging van de toegang tot cliëntendossiers.

5. Beveiligingsmaatregelen voor alle activiteiten

Toegang beperkt volgens de need-to-know
Lijst van personen met toegang en geheimhoudingsplicht (wet van 30 juli 2018, art. 9 en 10, § 2)
Versleuteling in rust en tijdens transport; tweestapsverificatie op e-mail en cloud
Software met licentie en bijgewerkt; antivirus en firewall
Back-ups (frequentie, plaats, toegang); fysieke beveiliging van het kantoor
Verwerkersovereenkomsten (art. 28 AVG)
Geen privé-e-mail of privécloud voor het werk; bcc voor groepsmailings
Jaarlijkse herziening, opleiding van het personeel, procedure bij incidenten

Register schriftelijk bijgehouden, ook in elektronische vorm, en op verzoek ter beschikking van de Gegevensbeschermingsautoriteit (art. 30.3 en 30.4 AVG).

Exporteren

Exports dragen het briefhoofd van Normalex. Met een bevestigd adres dragen ze dat van uw kantoor.

AI-tools uit uw AI-register

Elke AI-tool die in het register van AI-tools wordt bewaard, wordt een activiteit, met leverancier en hosting.

Met de kluis open kunnen de AI-tools uit het register van AI-tools hier worden toegevoegd, één activiteit per tool.

Elke activiteit beschrijven

De teksten verschijnen in de taal van het document. Wijzig wat in uw kantoor anders is; een ongewijzigde tekst volgt de gekozen taal.

Bronnen

Regels gecontroleerd op 07/10/2026

Hulpmodel opgesteld volgens de vermelde bronnen. Na te lezen en aan te passen door de advocaat; het is geen advies en geen garantie dat de regels zijn nageleefd.

Hoe het werkt

Hoe de tool werkt

Het kantoor. Naam, adres, ondernemingsnummer, het contact voor gegevensbescherming (een contactpersoon of een functionaris) en de lijst van personen met toegang tot gezondheidsgegevens en strafrechtelijke gegevens, met de grondslag van hun geheimhouding.
De activiteiten. Acht activiteiten staan standaard aangevinkt: cliëntendossiers, tegenpartijen en derden, intake en belangenconflicten, witwaspreventie, facturatie en boekhouding, personeel en loon, website, IT en e-mail. Negen andere voegt u met één klik toe: eigen geschillen, aanwerving, nieuwsbrief, camerabewaking, AI-tools, juridische bijstand, andere hoedanigheden (curator, bemiddelaar…), leveranciers, logboek van verzoeken en datalekken.
De details. Elke activiteit vermeldt doeleinden, rechtsgrond (art. 6), de voorwaarde van art. 9 en 10 als ze gevoelige of strafrechtelijke gegevens verwerkt, betrokkenen, categorieën van gegevens, ontvangers, doorgiften, bewaartermijn met bron en beveiligingsmaatregelen. Alles is aanpasbaar; een tekst die u niet wijzigt, volgt de taal van het document.
Het document. Het register verschijnt terwijl u antwoordt en wordt geëxporteerd als pdf, Word en csv-tabel, in de gekozen taal.

Met een bevestigd adres kan het register worden bewaard in een versleutelde kluis in deze browser, en wordt elke tool uit het register van AI-tools er een activiteit.

Wat de regel zegt

AVG, art. 30.1: het register vermeldt de verwerkingsverantwoordelijke, de doeleinden, de categorieën van betrokkenen en gegevens, de ontvangers, de doorgiften, de termijnen voor wissing en een beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.
AVG, art. 30.5: de vrijstelling voor organisaties met minder dan 250 personen geldt niet voor een verwerking die niet incidenteel is of gegevens van art. 9 en 10 betreft. Een advocatenkantoor houdt dus altijd een register bij.
Wet van 30 juli 2018, art. 9 en 10, § 2: voor gezondheidsgegevens en strafrechtelijke gegevens een lijst van de categorieën van personen met toegang, met hun geheimhoudingsplicht. Art. 10, § 1, 2° laat advocaten strafrechtelijke gegevens verwerken voor zover de verdediging van hun cliënten dat vereist.
Bewaring: cliëntendossier 5 jaar na het einde van de opdracht (oud Burgerlijk Wetboek, art. 2276bis); antiwitwasgegevens 10 jaar en daarna wissen (wet van 18 september 2017, art. 60 en 62); boekhouding 7 jaar (Wetboek van economisch recht, art. III.86 en III.88); camerabeelden maximaal 1 maand (camerawet).

Aandachtspunten

Elke voorinstelling vermeldt de betrouwbaarheid van haar bron: gelezen in de tekst, bevestigd door twee bronnen, of beleid van het kantoor. Bewaartermijnen zonder wettelijke regel (aanwerving, logs, contactformulier) worden gemarkeerd.
Gezondheids- en strafrechtelijke gegevens in de dossiers steunen op art. 9.2.f AVG (rechtsvorderingen) en op art. 10, § 1, 2° van de wet van 30 juli 2018; een nieuwe activiteit met bijzondere categorieën vraagt een voorwaarde van art. 9.2.
Voor de antiwitwasverwerkingen zijn de rechten van de betrokkenen volledig beperkt (wet van 18 september 2017, art. 65): de tool vermeldt dat bij die activiteit.
Vóór het eerste gebruik van een generatieve AI-tool op dossiers is een effectbeoordeling in de praktijk nodig; werk ook de privacyverklaring bij.

Wat de tool niet doet

Hij stuurt het register niet naar de GBA: die kan het opvragen, en u bezorgt het haar.
Hij vervangt niet de jaarlijkse herziening van het register door het kantoor.
Hij verstuurt niets: het register blijft in dit tabblad, of in de versleutelde kluis van deze browser als u dat kiest.

Verificatie

De bronnen werden gecontroleerd op 7 oktober 2026. De tool ondersteunt de advocaat, die verantwoordelijk blijft voor de inhoud van het register.

Bijgewerkt op 7 oktober 2026

Veelgestelde vragen

Moet een advocaat alleen een verwerkingsregister bijhouden?

Ja. De vrijstelling van art. 30.5 AVG voor organisaties met minder dan 250 personen geldt niet als de verwerking niet incidenteel is of gevoelige of strafrechtelijke gegevens betreft. De dossiers van een advocaat voldoen aan beide voorwaarden. De OVB herinnert eraan dat elke advocaat een register bijhoudt.

Moet het kantoor een functionaris voor gegevensbescherming aanstellen?

In principe niet, voor een advocaat alleen of een klein of middelgroot kantoor: overweging 91 AVG verduidelijkt dat de gegevens van cliënten van een individuele advocaat niet op grote schaal worden verwerkt. Een groot kantoor dat massaal gevoelige gegevens verwerkt (strafrecht, lichamelijke schade, invordering voor ziekenhuizen) gaat dat criterium na en documenteert het. Gebruik de titel van functionaris alleen als de persoon aan alle voorwaarden van art. 37 tot 39 voldoet; spreek anders van een contactpersoon voor privacy.

Hoe lang bewaart u een cliëntendossier?

Vijf jaar na het einde van de opdracht: het oud Burgerlijk Wetboek (art. 2276bis, § 1) ontslaat de advocaat na die termijn van zijn aansprakelijkheid en van de bewaring van de stukken, tenzij hij uitdrukkelijk bewaarnemer van bepaalde stukken werd gemaakt. Gegevens voor de witwaspreventie worden 10 jaar na het einde van de zakelijke relatie bewaard en daarna gewist (wet van 18 september 2017, art. 60 en 62).

Wat is de lijst van personen met toegang?

Voor gezondheidsgegevens en strafrechtelijke gegevens vraagt de wet van 30 juli 2018 (art. 9 en 10, § 2) een lijst van de categorieën van personen die er toegang toe hebben, met hun functie en de grondslag van hun geheimhoudingsplicht: bijvoorbeeld de advocaten (beroepsgeheim) en het secretariaat (arbeidsovereenkomst en geheimhoudingsbeding). De lijst wordt ter beschikking gehouden van de GBA.

Hoe voegt u de AI-tools van het kantoor toe?

Vink de activiteit „AI-tools” aan, of voeg met de kluis open in één klik de tools uit het register van AI-tools toe: elke tool wordt een activiteit met leverancier en hosting. Elke nieuwe tool vraagt ook een effectbeoordeling vóór het eerste gebruik en een bijwerking van de privacyverklaring.

Worden mijn gegevens ergens naartoe gestuurd?

Nee. Het register wordt in uw browser opgebouwd. Zonder kluis blijft het in het geheugen van het tabblad; met de kluis wordt het in deze browser versleuteld met uw wachtzin. Alleen de taal van het document staat in het adres van de pagina.

Hulpmodel opgesteld volgens de vermelde bronnen. Na te lezen en aan te passen door de advocaat; het is geen advies en geen garantie dat de regels zijn nageleefd.