Vérification des conflits d'intérêts

Comment l'outil fonctionne

1. Le registre. Vous y inscrivez vos clients, les parties adverses, les personnes et sociétés liées, mais aussi les personnes qui ont seulement consulté le cabinet, les intérêts et mandats extérieurs des membres du cabinet et les dossiers de l'ancien cabinet d'un avocat qui vous rejoint. Chaque fiche porte un rôle, une référence de dossier, un statut, des dates et, si vous l'avez, le numéro d'entreprise. Vous pouvez saisir les fiches une à une, coller une liste ou importer un fichier CSV (point-virgule ou virgule, UTF-8, une ligne d'en-tête) : un aperçu montre les lignes prêtes et celles qui sont écartées, avec leur motif.
2. Les noms à vérifier. Le nouveau client et les co-clients, les parties adverses, les personnes liées à l'un ou l'autre côté : un nom par ligne, son rôle dans le nouveau dossier et, si vous l'avez, le numéro d'entreprise ou la date de naissance.
3. La comparaison. Chaque nom est normalisé puis comparé à chaque fiche et à ses autres noms : majuscules, accents, ß et trémas, apostrophes, particules (« Van den Bossche » et « Vandenbossche », « Berg, Anna van den »), titres, formes légales actuelles et anciennes (« SPRL » et « SRL », « BVBA » et « BV »), orthographes proches, sons voisins (« De Smedt » et « Desmet »), variantes de translittération (« Mohamed » et « Muhammad ») et numéro BCE.
4. La force de chaque correspondance. « Correspondance certaine », « Correspondance probable » ou « À vérifier », avec ses raisons en clair. Un nom de famille fréquent sans prénom, des dates de naissance différentes ou deux numéros d'entreprise différents limitent la force à « À vérifier ».
5. La règle. Pour chaque correspondance, l'outil indique la règle que la combinaison des rôles soulève (agir contre un client actuel, contre un ancien client, pour plusieurs clients, une personne qui a consulté le cabinet, un lien indirect, un intérêt propre) avec les articles du code de votre barreau.
6. La trace. Vous indiquez qui a vérifié, pourquoi, votre appréciation de chaque correspondance et la décision. La note de vérification s'exporte en PDF, Word et CSV.

Base déontologique

• AVOCATS.BE, Code de déontologie, art. 5.41 : des procédures internes adaptées à la taille du cabinet pour détecter, à l'arrivée d'un nouveau client, un conflit avec un client actuel ou un ancien client, et une appréciation du risque à tout moment.
• Art. 5.40, 5.42, 5.44 et 5.45 : les situations où l'avocat ne peut pas intervenir, l'intervention pour plusieurs clients, l'intervention contre un ancien client et les exceptions.
• Art. 5.48 : les avocats qui exercent en commun, ou dont la communication le laisse penser, sont tenus comme un seul cabinet.
• OVB, Codex Deontologie voor Advocaten, art. 5 à 9 (texte revu le 27 mai 2026, en vigueur le 2 juin 2026) : apprécier et éviter les conflits à tout moment, informer et obtenir l'accord écrit de chaque client, ne pas agir pour l'adversaire d'un client, même dans une autre affaire.
• Art. 17bis, al. 2, et 171.12 à 171.13 : l'avocat qui change de cabinet et les membres d'une association ou d'un groupement.
• CCBE, Code de déontologie des avocats européens, art. 3.2.

Points d'attention

• Une correspondance n'est pas un conflit, et « aucune correspondance dans ce registre » ne veut pas dire « aucun conflit » : l'outil ne voit que les fiches que vous avez inscrites. Le périmètre est rappelé sous chaque résultat.
• Le cabinet compte comme un tout : le registre doit couvrir les dossiers de tous les avocats qui exercent ensemble. Importez les listes de chacun.
• Une simple consultation suffit à empêcher d'agir ensuite pour l'autre partie dans le même litige (avis 708 de l'OVB) : inscrivez les personnes consultées.
• Relancez la vérification quand une partie s'ajoute au dossier, à la clôture d'un dossier et après l'étape anti-blanchiment, qui ajoute les administrateurs et les bénéficiaires effectifs.
• Les libellés restent neutres : pas de faits couverts par le secret professionnel, pas de détail d'infraction. Pour un refus, « motif déontologique » suffit.

Vos données

Les noms sont comparés dans votre navigateur et ne sont jamais envoyés : l'indicateur « Données envoyées » de l'en-tête reste à 0 octet. Sans le coffre, le registre ne vit que dans l'onglet ouvert. Avec une adresse e-mail vérifiée, le registre et le journal des vérifications sont conservés dans un coffre chiffré sur cet appareil ; chaque entrée du journal porte une empreinte liée à la précédente, de sorte qu'une modification faite en dehors de l'outil se voit. Un fichier CSV exporté n'est pas chiffré.

Ce que l'outil ne fait pas

• Il ne consulte pas la Banque-Carrefour des Entreprises en ligne et ne connaît pas les liens entre sociétés (actionnaires, filiales) que vous n'avez pas inscrits.
• La liste des noms de famille fréquents est partielle : un nom qui n'y figure pas est comparé plus fortement, jamais moins.
• Les règles locales des barreaux ne sont pas intégrées, à l'exception de l'art. 5.100 du règlement bruxellois.

Vérification et responsabilité

Les règles et les tables de comparaison ont été vérifiées le 7 octobre 2026. L'outil aide à repérer des noms : l'avocat apprécie chaque correspondance, décide et reste responsable du respect de ses obligations déontologiques.