Registre des outils d'IA du cabinet

Comment l'outil fonctionne

1. La fiche. Pour chaque outil, six rubriques : l'outil (offre, déploiement, compte, usages, données les plus sensibles introduites), le fournisseur et l'hébergement (société mère, modèle utilisé, lieu de traitement, transferts, sous-traitants), le contrat et les données (rôle au sens du RGPD, contrat de sous-traitance, entraînement, conservation, accès du personnel, demandes d'autorités, propriété intellectuelle, droit applicable, sortie), la sécurité (certifications, authentification, journaux, mémoire), l'AI Act et le RGPD (rôle du cabinet, AIPD, référence au registre RGPD), la décision (autorisation, niveau de données, réexamen).
2. Les points à vérifier. À chaque réponse, l'outil signale ce qui est à corriger, à justifier ou à décider, en termes simples, avec sa source : version grand public, entraînement sur les données saisies, conservation des requêtes, absence de contrat de sous-traitance, traitement hors de l'Espace économique européen, accès d'autorités étrangères, mémoire commune à plusieurs dossiers, usages à haut risque ou interdits, conditions non relues depuis un an. Chaque point porte un mot : « bloque les données personnelles », « décision à consigner », « à corriger ou justifier », « rappel ». Jamais de note ni de score.
3. Le niveau proposé. Informations publiques uniquement, données pseudonymisées uniquement, données personnelles admises, ou informations secrètes admises. Le cabinet peut choisir un autre niveau en consignant le motif. Pour un service en ligne, le niveau « secret » demande une décision expresse : les lignes directrices du barreau exigent la certitude absolue que l'environnement est fermé.
4. Le registre. La liste des outils, exportable en CSV (Excel), en PDF et en Word, dans la langue choisie.

Sans adresse vérifiée, la liste vaut pour la session : exportez-la avant de fermer l'onglet. Avec une adresse vérifiée, elle se conserve dans le coffre chiffré de ce navigateur, où le registre RGPD et l'analyse d'impact peuvent la reprendre.

Ce que disent les textes

• Lignes directrices de l'OVB et d'AVOCATS.BE (janvier 2025). Avant d'utiliser un outil, l'avocat lit ses conditions d'utilisation, notamment sur l'entraînement, le transfert et la conservation des données, leur réutilisation, le lieu du traitement, le caractère ouvert ou fermé du système, la responsabilité et la propriété intellectuelle.
• Guides du CCBE (IA générative, octobre 2025 ; guide technique, mars 2026 ; informatique en nuage, février 2025) : accès du personnel du fournisseur et des autorités, conservation et sauvegardes, droit applicable, chaîne des fournisseurs de modèles, séparation des données des clients, certifications.
• RGPD : contrat de sous-traitance (art. 28), registre des activités de traitement (art. 30), analyse d'impact (art. 35), transferts (art. 44 à 46). Avis 28/2024 du CEPD : le déployeur examine si le modèle a été développé de manière licite.
• AI Act : pratiques interdites (art. 5), usages à haut risque (annexe III), transparence (art. 50).

Points d'attention

• Le niveau proposé est un point de départ : il découle des réponses consignées, pas d'un audit du fournisseur.
• Une réponse « inconnu » est traitée avec prudence : elle fait apparaître le point à vérifier.
• Les fonctions d'IA intégrées à d'autres logiciels (traduction, traitement de texte, lecteur PDF) sont des outils comme les autres : inscrivez-les aussi.
• La certification ISO/IEC 42001 n'est pas reprise : le CCBE ne la cite pas.

Ce que l'outil ne fait pas

• Il n'interroge aucun fournisseur et ne vérifie pas ses déclarations.
• Il n'envoie rien : la liste reste dans cet onglet ou dans le coffre chiffré de ce navigateur.

Vérification

Les sources ont été vérifiées le 7 octobre 2026. L'outil assiste l'avocat, qui reste responsable de la décision d'autoriser un outil.