Déclarations de confidentialité d'un cabinet d'avocats

Cette déclaration vous informe de la manière dont [à compléter] traite vos données à caractère personnel lorsque vous lui confiez un dossier (art. 13 RGPD). Elle vous est remise avec la convention d'honoraires, avant le début du mandat.

Avertissement relatif à la prévention du blanchiment Le cabinet est soumis, pour certaines missions, à la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment. Il doit alors vous identifier, vérifier votre identité et celle de vos bénéficiaires effectifs, conserver ces données pendant 10 ans et, dans les cas prévus par la loi, informer le bâtonnier. Ces données ne sont utilisées pour aucune autre fin (art. 64, § 2 et § 3).

1. Qui traite vos données ?

[à compléter], [à compléter], numéro d'entreprise [à compléter], est responsable du traitement. Pour toute question relative à vos données : notre personne de contact vie privée, [à compléter].

2. Pourquoi et sur quelle base ?

• Traiter votre dossier : conseil, négociation, procédure et correspondance. Base : l'exécution du mandat (art. 6.1.b RGPD) et, pour certains actes, une obligation légale (art. 6.1.c RGPD).
• Accepter le dossier : vous identifier et vérifier l'absence de conflit d'intérêts, comme la déontologie l'impose. Base : les mesures précontractuelles et les obligations du cabinet (art. 6.1.b, c et f RGPD).
• Respecter la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment : vérifier votre identité et celle de vos bénéficiaires effectifs, évaluer les risques et, si la loi l'impose, informer le bâtonnier. Base : une obligation légale et une mission d'intérêt public (loi du 18 septembre 2017, art. 64, § 1er ; art. 6.1.c et e RGPD). Ces données ne servent à aucune autre fin.
• Facturer et recouvrer les honoraires, tenir la comptabilité. Base : le contrat et les obligations comptables et fiscales (art. 6.1.b et c RGPD).

3. Quelles données ?

Vos données d'identification et de contact, les informations de votre dossier et vos données de facturation. Les données relatives à la santé ou à des infractions ne sont traitées que si votre défense l'exige (art. 9.2.f RGPD ; loi du 30 juillet 2018, art. 10, § 1er, 2°), par des personnes tenues à la confidentialité.

Pour la prévention du blanchiment : une copie de votre document d'identité, les informations sur vos bénéficiaires effectifs et les autres informations que la loi impose de recueillir.

4. Secret professionnel

Vos données sont couvertes par le secret professionnel de l'avocat (Code pénal, art. 352, anciennement art. 458). Le cabinet ne les communique que dans la mesure où votre dossier le requiert ou si la loi l'impose.

5. Qui reçoit vos données ?

Selon le dossier : les juridictions et leurs greffes, les huissiers de justice, les notaires, les experts, les avocats des autres parties, les médiateurs, les traducteurs, votre assureur protection juridique si vous le demandez, le comptable du cabinet et les administrations fiscales pour la facturation. Les prestataires du cabinet (logiciel de gestion, messagerie, hébergement, informatique) agissent comme sous-traitants, sous contrat (art. 28 RGPD).

Pour la prévention du blanchiment : le bâtonnier, qui transmet le cas échéant à la Cellule de traitement des informations financières (CTIF).

6. Transferts hors de l'Espace économique européen

Vos données ne sont pas transférées hors de l'Espace économique européen.

7. Combien de temps ?

Votre dossier : 5 ans après la fin du mandat, période pendant laquelle l'avocat reste responsable et conserve les pièces (ancien Code civil, art. 2276bis), ou plus longtemps si une réclamation est en cours. Données comptables : 7 ans (Code de droit économique, art. III.86 et III.88).

Données de prévention du blanchiment : 10 ans après la fin de la relation d'affaires, puis effacées (loi du 18 septembre 2017, art. 60 et 62).

8. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation de leur traitement, vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime et demander la portabilité des données que vous avez fournies (art. 15 à 21 RGPD). Adressez votre demande à [à compléter]. Le cabinet répond dans un délai d'un mois, qui peut être prolongé de deux mois pour une demande complexe ; il vous en informe alors dans le premier mois (art. 12.3 RGPD). La première copie de vos données est gratuite. Certaines données doivent être conservées malgré une demande d'effacement, pour respecter une obligation légale ou pour la défense en justice (art. 17.3 RGPD).

Pour les données traitées en application de la loi anti-blanchiment, la loi limite vos droits (loi du 18 septembre 2017, art. 65) ; vous pouvez vous adresser à l'Autorité de protection des données.

9. Réclamation

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be) ou saisir le juge. Vous pouvez aussi vous adresser d'abord au cabinet, qui examinera votre demande.

10. Données indispensables et décisions automatisées

Les données nécessaires à votre identification et à votre dossier sont indispensables : sans elles, le cabinet ne peut accepter ni poursuivre le mandat. Aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé n'est prise à votre égard.

11. Mises à jour

Cette déclaration peut être mise à jour. La version en vigueur et sa date figurent en tête du document.

Clause pour la convention d'honoraires

Protection des données. [à compléter] traite les données à caractère personnel du client pour l'exécution du présent mandat, le respect de ses obligations légales et la gestion de ses honoraires. Ces obligations comprennent celles de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment. La déclaration de confidentialité jointe (Version 1 du [à compléter]) précise les finalités, les destinataires, les durées de conservation, les droits du client et la possibilité d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données. Le client reconnaît l'avoir reçue.