Nouveau client

Comment l'outil fonctionne

1. Le client et les parties. Le nom du client, son type (personne physique, société, ASBL, fondation, trust), son numéro d'entreprise ou sa date de naissance, la mission, la référence du dossier, l'avocat responsable et le barreau. Puis les autres parties : partie adverse, coclient, administrateurs et bénéficiaires effectifs du client, groupe de la partie adverse. Ces données servent à toutes les étapes suivantes.
2. Les conflits. Chaque nom est comparé au registre des conflits de cet appareil, avec les mêmes règles que l'outil Vérification des conflits d'intérêts : particules, accents, formes légales, numéro BCE. Vous appréciez chaque correspondance et indiquez votre décision. Si le cabinet vérifie dans son propre logiciel, vous consignez cette vérification et sa référence.
3. L'anti-blanchiment. Les questions de l'évaluation du risque anti-blanchiment, sans celles déjà répondues : le champ de l'art. 5, §1er, 28°, puis, si le dossier y entre, les cas obligatoires, les facteurs de risque, le niveau, ses raisons et les mesures à cocher.
4. La convention. Les choix de la convention d'honoraires : client consommateur ou entreprise (proposé selon le type de client), lieu de conclusion, mode d'honoraires, frais, provision et coordonnées du cabinet. La fiche d'information et le formulaire de rétractation s'ajoutent quand la loi les demande.
5. La vie privée. La notice d'information du client (art. 13 du RGPD), établie à partir des coordonnées du cabinet, ou l'adresse de la notice que le cabinet publie déjà.
6. Le dossier. La fiche d'ouverture récapitule le client, les parties, l'état de chaque étape et les documents établis, avec une ligne de signature. Chaque document se télécharge en PDF ou en Word, dans la langue de votre choix.

Ce que contient le dossier d'ouverture

• La fiche d'ouverture de dossier : qui, quelle mission, quel barreau, l'état des quatre étapes (fait, à faire, sans objet) et la liste des documents.
• La note de vérification des conflits : les noms recherchés, le périmètre du registre consulté, chaque correspondance avec ses raisons, la règle soulevée et votre appréciation, la décision.
• La note au dossier anti-blanchiment : le champ, le niveau de risque et ses raisons, les mesures et leur état, la prochaine révision proposée.
• La convention d'honoraires, avec, selon le cas, la fiche d'information pour le client consommateur et l'information et le formulaire de rétractation.
• La notice d'information vie privée, avec sa version et sa date, que la convention mentionne comme annexée.

Chaque document est gratuit, un par un. Tout le dossier dans un seul fichier ZIP, chaque document en PDF et en Word, est une fonction du cabinet, disponible gratuitement avec une adresse e-mail vérifiée.

Les règles derrière chaque étape

• Conflits d'intérêts : AVOCATS.BE, Code de déontologie, art. 5.41 (procédures internes de détection à l'arrivée d'un nouveau client) ; OVB, Codex, art. 8 et 9.
• Anti-blanchiment : loi du 18 septembre 2017, art. 5, §1er, 28° (le champ pour l'avocat), art. 19 (évaluation individuelle des risques) et art. 26 et suivants (identification et vérification).
• Honoraires : art. 446ter du Code judiciaire ; CJUE, 12 janvier 2023, C-395/21 (information sur le prix avant la conclusion) ; Code de droit économique, livres III et VI.
• Vie privée : RGPD, art. 13 (information lors de la collecte des données).

Points d'attention

• L'outil n'accepte ni ne refuse un client : il réunit les éléments et consigne vos décisions. Une correspondance dans le registre n'est pas un conflit, et l'absence de correspondance ne vaut que pour les fiches inscrites.
• Les bénéficiaires effectifs identifiés à l'étape anti-blanchiment doivent aussi passer la vérification des conflits : ajoutez-les comme personnes liées au client, puis vérifiez à nouveau.
• Rien n'est conservé à la fermeture de la page, sauf ce que vous gardez vous-même : les documents téléchargés et, avec le coffre chiffré, le registre et le journal des vérifications.
• Une fois le dossier accepté, ajoutez le client et les parties au registre des conflits pour que la prochaine vérification les trouve.